KPF Niaga Sdn Bhd
Sistem Permohonan Kenderaan membolehkan anda membuat permohonan untuk menggunakan kenderaan syarikat dengan mudah dan cepat. Panduan ini akan membantu anda memahami cara menggunakan sistem step-by-step.
Cara Memulakan
1. Log Masuk ke Sistem
- Masukkan maklumat login anda (username dan password)
- Selepas berjaya log masuk, anda akan dibawa ke dashboard utama
2. Akses Borang Permohonan
- Dari dashboard, klik butang "Mohon Kenderaan" atau
- Pergi ke menu navigasi dan pilih "Permohonan Baru"
Langkah-Langkah Membuat Permohonan
1
Pemilihan Kenderaan
- Pilih Kenderaan: Klik dropdown "Pilih Kenderaan" dan pilih kenderaan yang sesuai
- Tips: Kenderaan yang dalam penyelenggaraan tidak akan ditunjukkan
- Semak Maklumat: Sistem akan paparkan nama, nombor pendaftaran, jenis, kapasiti dan status kenderaan
2
Butiran Perjalanan
- Tujuan Penggunaan: Nyatakan tujuan dengan jelas
Contoh: "Mesyuarat dengan klien di Kuala Lumpur"
- Destinasi: Masukkan lokasi tujuan perjalanan
Contoh: "Kuala Lumpur", "Johor Bahru", "Melaka"
3
Maklumat Penumpang & Pemandu
- Bilangan Staff: Masukkan jumlah staff (sistem akan amaran jika melebihi kapasiti)
- Pilihan Pemanduan:
- "Memandu Sendiri" - Anda akan memandu kenderaan
- "Memerlukan Pemandu" - Syarikat sediakan pemandu
- Nama Pemandu: Pilih dari dropdown (jika memandu sendiri)
4
Tarikh & Masa
- Tarikh Mula & Akhir: Pilih tarikh perjalanan (tidak boleh kurang dari hari ini)
- Masa Mula & Akhir: Tetapkan masa perjalanan (masa akhir mesti selepas masa mula)
5
Hantar Permohonan
- Semak Semula: Pastikan semua maklumat betul
- Hantar: Klik "Hantar Permohonan" dan tunggu pengesahan
Selepas Hantar Permohonan
Pengesahan Sistem
Jika berjaya, anda akan melihat:
- ✅ Mesej kejayaan dengan ID permohonan
- 📧 Email pengesahan akan dihantar kepada anda
- 🔔 Notifikasi akan dihantar kepada admin untuk kelulusan
Email Yang Akan Diterima
- Email kepada anda - Pengesahan permohonan diterima
- Email kepada HOD - Notifikasi permohonan staff
- Email kepada Admin - Untuk tindakan kelulusan
ID Permohonan
- Setiap permohonan diberi ID unik (contoh: #000123)
- Simpan ID ini untuk rujukan masa hadapan
- Gunakan ID ini untuk semakan status
Sistem Notifikasi
Icon Loceng (🔔)
- Klik icon loceng di bahagian atas untuk lihat notifikasi
- Nombor merah menunjukkan bilangan notifikasi baru
- Klik "Tandakan Semua Dibaca" untuk clear notifikasi
Jenis Notifikasi
- 📋 Permohonan Baru - Pengesahan permohonan diterima
- ✅ Permohonan Diluluskan - Permohonan telah diluluskan
- ❌ Permohonan Ditolak - Permohonan tidak diluluskan
- 📝 Permintaan Maklumat - Admin minta maklumat tambahan
Tips Penting
Tips Untuk Permohonan Berjaya
- ✅ Mohon Awal: Buat permohonan sekurang-kurangnya 3 hari sebelum tarikh diperlukan
- ✅ Maklumat Lengkap: Isi semua maklumat dengan betul dan lengkap
- ✅ Tujuan Jelas: Nyatakan tujuan dengan jelas dan spesifik
- ✅ Semak Kapasiti: Pastikan bilangan staff tidak melebihi kapasiti kenderaan
- ✅ Tarikh Realistik: Pilih tarikh yang realistik dan tidak bentrok
Amaran Sistem
- 🚫 Kapasiti Melebihi: Jika bilangan staff > kapasiti kenderaan
- ⏰ Tarikh Tidak Sah: Jika pilih tarikh lepas
- 📅 Kenderaan Tidak Tersedia: Jika kenderaan sudah ditempah
- 📋 Medan Wajib: Jika ada maklumat yang belum diisi
Bantuan dan Sokongan
Jika Menghadapi Masalah
- Masalah Teknikal: Hubungi Bahagian MIS
- Permohonan Ditolak: Hubungi admin untuk penjelasan
- Perubahan Permohonan: Hubungi admin untuk bantuan
Maklumat Tambahan
- Sistem beroperasi 24/7 untuk akses pengguna
- Admin akan memproses permohonan dalam waktu 1-2 hari bekerja
- Kemaskini status akan dihantar melalui email dan notifikasi sistem
Selamat Menggunakan Sistem!
Terima kasih kerana menggunakan Sistem Pengurusan Kenderaan KPF Niaga Sdn Bhd! 🚗✨
